Organizzazione d’eventi in sedi prestigiose
Incorniciate il vostro appuntamento in una location di prestigio
Abbiamo soluzioni modulabili e su misura per realizzare il vostro evento in una sede di pregio, in Italia o all’Estero, anche in contesti istituzionali. Dal semplice noleggio della location al servizio chiavi in mano che vi solleva da qualsiasi operatività.
Prenotazione e negoziazione di sedi prestigiose
Tutto il necessario per dare al vostro appuntamento una cornice esclusiva e di valore: ricerca di sedi istituzionali, storiche o di prestigio adatte, verifica della disponibilità e delle condizioni della location, trattative con proprietari o titolari delle sedi e gestione delle prenotazioni, coordinamento con i responsabili delle sedi per l’organizzazione logistica, supervisione dell’allestimento e del disallestimento.
Pianificazione e coordinamento dell’evento
Tutto per la gestione completa dei vostri appuntamenti aziendali: definizione del concept e del programma, pianificazione delle attività e gestione delle scadenze, coordinamento con fornitori, relatori e partecipanti, supervisione dell’allestimento e della logistica durante l’evento. E, naturalmente, valutazione a posteriori e gestione dei feedback.
Gestione logistica
Rientrano in quest’ambito la preparazione delle attrezzature tecniche necessarie, l’organizzazione dei trasporti per i partecipanti e gli ospiti, la gestione degli alloggi e delle sistemazioni, la registrazione e l’accoglienza, la supervisione dei servizi di sicurezza e il supporto logistico in loco per tutto lo svolgimento.
Marketing e comunicazione
Promozione completa dell’appuntamento: sviluppo di strategie di comunicazione e piani di marketing, gestione delle attività di PR e delle relazioni con i media, inviti a giornalisti e personalità di spicco, ideazione, realizzazione e distribuzione di materiali promozionali come brochure, inviti, poster e video, gestione coordinata di canali di comunicazione digitale come sito web, social media ed email. Il tutto corredato dal monitoraggio delle campagne e dall’analisi dei risultati quantitativi e qualitativi.
Gestione dei rapporti con relatori e ospiti
Rientrano in quest’ambito gli inviti e la conferma della partecipazione di relatori, ospiti e VIP, l’organizzazione dei viaggi e degli alloggi, la preparazione dei materiali informativi e il briefing per i relatori, la gestione delle richieste specifiche e delle necessità logistiche, l’assistenza dedicata e il supporto durante l’evento.
Servizi di catering e intrattenimento
Tutto il necessario per un appuntamento organizzato nel minimo dettaglio: dalla selezione e gestione dei fornitori di catering alla definizione del menu e delle opzioni di ristorazione, dall’organizzazione di attività di intrattenimento come musica, spettacoli e giochi al coordinamento del personale di servizio e degli animatori. Il tutto corredato dalla supervisione degli standard di qualità del servizio durante l’evento.
Sponsorizzazioni e partnership dedicate
Rientrano in quest’ambito: l’identificazione di potenziali sponsor e partner strategici, la preparazione di proposte di sponsorizzazione personalizzate, la negoziazione dei termini e delle condizioni delle sponsorizzazioni, la gestione delle relazioni con gli sponsor e il monitoraggio dei benefici reciproci. Il tutto corredato dalla reportistica post-evento per valutare il ritorno sull’investimento degli sponsor.
Servizi multimediali
Fornitura completa di soluzioni tecnologiche avanzate e audiovisive: dal noleggio e gestione di attrezzature come proiettori, schermi e microfoni all’installazione e configurazione di sistemi di suono e luci, dalla gestione di soluzioni di live streaming e videoregistrazione al supporto tecnico durante l’evento per garantire la qualità delle presentazioni. Il tutto corredato dal monitoraggio e dalla risoluzione tempestiva di eventuali problemi tecnici.
Ufficio relazioni pubbliche
Gestione completa della comunicazione coordinata verso gli stakeholder di riferimento. Rientrano in quest’ambito: lo sviluppo e l’implementazione di strategie comunicative, la gestione delle attività di PR e delle relazioni con i media, il coordinamento della comunicazione interna ed esterna, la pianificazione e attuazione della campagne, oltre alla gestione di eventuali crisi. Il tutto corredato dal monitoraggio della reputazione aziendale.
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